Mit der COVID-Krise haben sich viele Berufe radikal verändert, besonders der des Facilitators. Während im Jahr 2019 persönliche Meetings noch an der Tagesordnung waren, wurden 2020 alle Prozesse auf remote umgestellt. Man kann nicht davon ausgehen, dass sich das wieder vollständig zurückdrehen lässt. Zu viele Vorteile bietet die Fernarbeit für die Teammitglieder und Firmen.
Wir verfügen mittlerweile über ein großes Know-how in der Meeting- und Prozess-Fazilitierung für große Unternehmen. Dieser Artikel verfolgt das Ziel, dir praktische Tipps zu geben, die wir in der COVID-Phase gesammelt haben. Unter anderem möchten wir dir unseren Tech-Stack zeigen, die 5 wichtigsten Tools, die dabei helfen Teams zum Erfolg zu rühren.
Allerdings möchten wir vorab auf einen Trend hinweisen, der sich nun innerhalb der weltweiten Remote Arbeit abzeichnet.
Extreme hohe Meeting Kosten
Viele Firmen stellen fest, dass die wachsende Anzahl von Video Meetings extrem teuer ist. Wenn man auf der höheren Managementebene mit Stundenlöhnen von teilweise 100$ oder mehr rechnet, dann kostet ein 90-minütiges Meeting mit 10 Teilnehmer*innen mindestens 1500$.
- Stundenlohn: 100€
- Anzahl Teilnehmer*innen: 10
- Dauer Meeting: 1,5 Stunden
- Kosten Meeting: 1500$
- Meetings pro Woche: 15
- Kosten pro Jahr: 1.145.500€
Je nach Unternehmen können die Stundenlöhne für externe Expert*innen noch um ein Vielfaches höher liegen.
Leider sind Meetings oft nicht so effektiv, wie die Unternehmen und auch die Teilnehmer*innen sich das erhoffen.
Als Remote Facilitator*in ist es wichtig, die Ursachen dafür zu beleuchten, um strategisch zu reagieren. Denn gute Ergebnisse, ein zufriedenes Team und ein zufriedener Auftraggeber sind das Wichtigste für die eigene Karriere.
Meeting versus Prozess
Die neue Remote Realität hat ja nicht nur persönliche Treffen verhindert, sondern damit auch das gesamte Arsenal der guten Fazilitierung über den Haufen geworfen. Ein wesentlicher Aspekt eines Open Space, eines World Café oder eines Design Thinking Prozesses bestand stets darin, dass der Moderator die volle und ungeteilte Aufmerksamkeit der Gruppe hat, und zwar über lange Zeiträume.
Das ist in der Remote Welt einfach nicht mehr gegeben. Es ist heute unvorstellbar, eine Gruppe über 3 bis 5 Tage à 8 Stunden mit ungeteilter Aufmerksamkeit zu haben. Daran merkt man übrigens, wie viel anstrengender Online Meetings im Vergleich zu realen Begegnungen sind. Klar, man schaut die ganze Zeit in einen vergleichsweise winzigen Screen, nicht in die Fülle der Realität.
Die Arbeitswelt ist in der Folge noch fragmentierter geworden. Strukturierte Prozesse, wie man sie aus dem Design Thinking, World Café oder Open Space kennt, finden kaum mehr statt. Die Zusammensetzungen der Teams haben sich verändert. Sie sind dynamischer und spontaner geworden.
Im Ergebnis muss der/die Facilitator*in ganz neue Methoden finden, um die Aufmerksamkeit des Teams auf einen strukturierten Prozess zu lenken. Wir müssen wohl neue Prozesse finden, die diese produktive Aufmerksamkeit in einer Remote Welt wieder ermöglichen. Das einzelne Meeting dabei ist nur eine Untereinheit des Gesamtprozesses.
Derzeit beobachten wir, dass sehr viele Meetings gehalten werden, die insgesamt auch irgendwie einen Prozess ergeben. Dieser Prozess ist aber eher spontan und dynamisch, geprägt von situativer Kreativität.
Wir sind uns sicher, dass überall auf der Welt an neuen Methoden gefeilt wird, wie aus den vielen manchmal ineffizienten Meetings wieder ein strukturierter Prozess wird.
Mögliche Ursachen für ineffektive Meetings
Schauen wir uns zunächst die möglichen Ursachen für ineffektive Meetings an, bevor wir Tipps aus unserer Erfahrung vorstellen, wie man dies verbessern kann:
- Nicht alle Sequenzen des Meetings sind für alle Teilnehmer*innen relevant. So verlieren sie im Grunde Zeit, die sie besser nutzen könnten.
- Die Deepwork-Phase der Teilnehmer*innen wird durch Meetings häufig blockiert. Deswegen verzögert sich das Projekt in vielen Fällen. Zwischen den Meetings passiert zu wenig individuelle Arbeit, weil die Teilnehmer*innen durch die hohe Meetingbelastung einfach nicht dazu kommen.
- Die Meetings sind zu lange, verbrauchen zu viel Zeit.
- Die No-Show Rate ist in manchen Meetings zu hoch. Eingeladene Teilnehmer*innen mit hohen Positionen erscheinen nicht, weil sie Prioritätskonflikte haben.
- In solchen Meetings können keine spontanen Richtungsentscheidungen getroffen werden. Das Projekt verliert an Dynamik.
- Die Teilnehmer*innen sind von den vielen Meetings erschöpft. Wenn sie zuvor bereits Meetings hatten, können sie nicht mehr die volle Konzentration halten.
- Die individuelle Aktivitätsrate sinkt mit steigender Teilnehmer*innenzahl.
- Die Ergebnisse der Meetings sind oftmals nicht befriedigend.
Diese Probleme können durch geschickte Facilitator*innen abgefedert werden. Sie laden beispielsweise bewusst zu interaktiven Passagen mit gamifizierten Elementen und zu Breakout Rooms ein, um die Teilnehmer zu aktivieren.
Ein neuer Trend und ein neuer Beruf
Vor der COVID-Krise wurde nicht für jedes Meeting Facilitator*innen eingeladen. Meetings wurden oftmals vom Team Leader moderiert. Facilitator*innen und Moderator*innen wurden eher für besondere Prozesse gebucht.
Allerdings dürfen wir an dieser Stelle die Scrum Masters und Agile Coaches nicht vergessen, die ebenfalls eine fazilitierende Rolle einnehmen. Deren Jobs waren vor der Pandemie bereits in einem sehr hochwertigen Rollenverständnis vorhanden.
Sie haben vor und während des Remote Schocks die Prozesse ihrer Teams bereits sehr gut gesteuert. Für Scrum Master und Agile Coaches von Remote Teams hat sich der Alltag eigentlich kaum verändert.
Allerdings ist nicht jedes Team ein Scrum Team. Der Scrum Prozess ist hochgradig strukturiert und nicht auf jedes Segment der Arbeitswelt problemlos applizierbar.
Der Agile Coach ist eher im Consulting Bereich angesiedelt. Ein Charakter, der in großflächigen Change Prozessen großer Unternehmen für begrenzte Zeiträume auftaucht, aber schon aus Kostengründen nicht jedem Team zur Verfügung steht.
COVID hat hier einen Schnitt gemacht. Die grundlegenden Fähigkeiten von Agile Coaches und Scrum Masters werden nun in viel mehr Teams gebraucht. Remote Prozesse brauchen Fazilitierung. Ungesteuerte Meetings und Team Prozesse erweisen sich aus verschiedenen Gründen als chaotisch und ineffizient.
Der Beruf der/des Remote Facilitator*in entsteht plötzlich. Er hat Überschneidungen mit den Scrum Masters und Agile Coaches, aber er folgt doch auch anderen Regeln und Anforderungen.
A/sync Facilitator*innen
Für Remote Facilitator*innen sind a/sync-Tools extrem hilfreich. Das Ziel dieser Tools besteht darin, die synchronen Sprechzeiten von ineffizienten Meetings ein Stück weit zu reduzieren und stattdessen effizienter zu kommunizieren.
Für eine verbesserte Produktivität macht es Sinn, den Team Mitgliedern auch Zeit zu geben, sich auf ihre Deepwork-Phasen zu konzentrieren. Moderne Facilitator*innen der a/sync-Welt versuchen die synchronen Zeiten auf das Nötigste zu reduzieren.
Sie beraumen synchrone Meetings genau im richtigen Moment und in der richtigen Dosis an. Sie jonglieren zwischen sync und async-Prozessen und verhelfen dem Projekt mit der idealen Ressourcenverwendung zum Erfolg.
Moderne a/sync Facilitator*innen bedienen sich intuitiv aus einem breiten Spektrum von agilen Methoden, Kanban, Scrum oder Design Thinking. Allerdings mit dem wichtigen Quäntchen digitaler Kompetenz, das den Unterschied macht.
Unser Tool Stack für Facilitator*innen
Die folgenden 5 Tools verwenden wir mit unseren Teams, sowohl intern, wie auch bei Facilitierungen mit unseren Kunden.
Tool 1: Asynchrone Video Meetings
Warum sind Meetings eigentlich so wichtig? Warum kann man nicht alles per Slack und mit anderen Tools lösen?
Die Antworten auf diese Fragen sind uns allen klar. Wir brauchen die gesamte Bandbreite der menschlichen Sprache mit all ihren nonverbalen Elementen: Gesichtsausdrücke, Stimme, Emotionen, Umgebung, Kontext und spontane Wortfindung. Video-Kommunikation ist viel ausdrucksstärker als Buchstabenketten in E-Mails und Gruppen-Messengern. Wir verstehen uns so viel schneller und besser.
Wir können die Face-to-Face Kommunikation deswegen nicht weglassen. Wir können aber die klassischen Live Calls teilweise mit asynchronen Meetings ersetzen. Hier kommunizieren die Teilnehmer auf der Basis von Video Messages.
Das verschiebt die gesprochene Kommunikation ein Stück weit in Richtung a/sync. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Vor dem Senden optimieren die Teammitglieder ihre Aussagen. Sie denken darüber nach, üben und recherchieren. Die Aussagenqualität steigt für die Zuhörer. Zuhören wird weniger anstrengend. Die investierte Zeit lohnt sich mehr.
- Die Teilnehmer*innen können weniger relevante Gesprächsanteile überspringen oder nur kurz reinhören.
- Die User können wertvolle Beiträge markieren oder darauf reagieren (Likes). Sie können anhand der Reaktionen wertvolle Aussagen schneller auffinden.
- Facilitator*innen und Teammitglieder taggen wichtige Aussagen. So erleichtern sie die Navigation. Das Team findet Themenstränge und Aussagen schneller.
- Die Aussagen liegen aufgezeichnet und automatisch transkribiert vor. So hat das Team ein schnell zugängliches Protokoll des Meetings. Eine Volltextsuche ist möglich.
- Die Teammitglieder haben eine höhere Aktivitätsrate als bei stark besetzten Live Meetings. Sie sind aktiver und haben weniger Konzentrationsprobleme, da sie jederzeit kleine Pausen einlegen können.
Es gibt inzwischen mehrere Anbieter asynchroner Meeting Tools. Wir empfehlen die Tools selbst auszuprobieren. Hier eine Liste verschiedener Anbieter:
- timz.flowers,
- Voodle
- Weet
- Vibbio
- Remoteworkly
- Cincopa
- Acapela (zum Zeitpunkt des Artikel noch im Aufbau)
Welches der Tools sich am besten eignet, können wir nicht mit hundertprozentiger Sicherheit sagen, da wir mit timz.flowers unser eigenes Tool bauen und testen. Grundsätzlich empfehlen wir Remote Facilitator*innen eines dieser Tools einzusetzen, um die Teams von einer zu hohen Anzahl Live-Calls zu befreien.
Tool 2: Gruppen Messenger
Gruppen Messenger sind wichtig, um schnell Nachrichten abzusetzen und lesen. Das Team kann unkompliziert und asynchron kommunizieren. Der Messenger sollte verschiedene offene und geschlossene Channels anbieten, private Gespräche zwischen den Teammitglieder erlauben und Dateien uploaden lassen.
Google Chat hat beispielsweise nur einen Channel, was in einer frühen Projektphase ausreicht. Sobald das Projekt mehr Dynamik bekommt, wird ein einziger Channel aber etwas dünn. Nach unserer Erfahrung ist die Interaktionsrate in Google Chat nicht so hoch wie in einem gut eingespielten Slack-Team.
Slack ist das Tool, das wir im Business-Kontext empfehlen. Das liegt auch daran, dass wir einen timz.flowers Bot im Slack Marktplatz anbieten. Die Integration der beiden Tools funktioniert sehr gut. Der Bot postet Statements von timz.flowers mit AI-Transkription automatisch in den vorgewählten Slack-Channel. So werden sie mit Volltextsuche leicht auffindbar. Asynchrone Video Meetings und asynchrones Gruppen Messaging integrieren sich sehr flüssig.
Im non-profit Bereich ist Discord die kostenlose und leistungsfähige Alternative. Wir überlegen derzeit auch hier einen Bot anzubieten.
Tool 3: Virtuelle Whiteboards mit Templates
Virtuelle Whiteboards sind ein weiteres Basis-Tool. Was wir früher an die Wand geheftet oder auf ein Flipchart gezeichnet haben, findet jetzt elektronisch statt.
Dabei sollten die Facilitator*innen immer ein wenig Rücksicht auf die gegebene Digitalkompetenz der Teilnehmer achten. Wie gut kennt sich das Team mit solchen Tools aus? Wie schnell können sie neue Tools adaptieren. Wenn dies nicht ganz klar ist, greifen wir gerne erst mal zu einem jamboard aus der Google Welt. Die Nutzung verstehen die meisten intuitiv sofort. Der große Nachteil: Wer keinen Google Account hat oder keinen will, kann nicht mitmachen.
Nach der Anfangsphase des Prozesses brauchen die Facilitator*innen ein leistungsfähigeres Tool. Unser Standard für virtuelle Whiteboards ist Miro. Wir finden in Miro alles, was das Team braucht, um sich schnell und interaktiv auszudrücken. Was die Facilitator*innen früher an Vorlagen in ihren Stiftekisten mitgebracht haben, findet sich hier.
Miro bietet ein weites Spektrum an Facilitator*innen-Templates, wie Mind Maps, Value Proposition Canvas, Value Stream Map und viele weitere. Diese vielen gut ausgearbeiteten Templates beflügeln den Erfolg von Miro.
Auch hier liegt wieder der klare Vorteil darin, dass sich eine timz-flower ganz einfach per iFrame in jedes Miroboard integrieren lässt. Der Link zu den Miroboards lässt sich in der Flower posten, so dass die beiden Tools gut integriert sind.
Die virtuellen Whiteboards nehmen in der a/sync Kommunikation eine Zwitterstellung ein. Häufig werden sie asynchron bearbeitet und ergänzt, werden aber auch in Live Calls eingesetzt. Das Ergebnis der Gruppenarbeit, beispielsweise eine synchron und kollektive erarbeitete Value Proposition Canvas, liegt in Miro mit Beendigung des Meetings sofort vor. Im Nachgang kann es dann asynchron verbessert werden.
Tool 4: Interaktive Präsentationen
Um Live Calls interessanter und frischer zu gestalten, empfehlen wir Mentimeter. Wenn die Konzentration nachlässt, können geübte Facilitator*innen beispielsweise ein Live-Polling machen. Die Teammitglieder können während der Sitzung ihre Zustimmung oder Unzufriedenheit signalisieren, indem sie Live-Reactions senden.
Wir halten es für wichtig, die Teilnehmer immer wieder zu überraschen, um sie zu aktiveren. Wir haben allerdings festgestellt, dass sich diese Effekte abnutzen. Also auch hier ist das Ganze wieder eine Frage der Dosierung.
Bei einfachen Meetings wie einem Backlog Grooming hilft natürlich auch einfach mal eine Runde Scrum Poker. Es ist empfehlenswert, den interaktiven Spielkasten für Präsentationen nicht auf einige wenige Tools zu beschränken, sondern hier offen zu bleiben. Der Überraschungseffekt gewinnt in diesem Bereich.
{Interactive Wordcloud in Mentimeter}
Tool 5: Kanban
Sobald das Team wirklich anfängt produktiv zu sein, ist der Einsatz eines Kanban Boards sinnvoll.
Im Prinzip ist das Kanban Board während Meetings die moderne Form eines Protokolls. Es ist immer wieder erstaunlich wie unser Founder, Mariusz Kreft, als Facilitator während eines Live Calls die Aussagen der Teilnehmer simultan in Kanban Karten umwandelt und in die richtigen Lanes schiebt. Am Ende eines produktiven Meetings gibt es deswegen für alle Teilnehmer eine klare Aufgabenverteilung.
Wichtig ist dabei, dass man sich auf ein Kanban Tool einschießt und es am besten in Realtime über Shortcuts steuert. So ist der/die Facilitator*in schnell genug, um die Aufgaben aus dem Gespräch nebenbei in ein Kanban Board zu übertragen.
Wir verwenden häufig Trello. Vor Kurzem haben wir auch Kanbanchi ausprobiert und dieses Tool hat uns extrem gut gefallen.
Manchmal ist es ein wenig tricky und aufwendig, Teams auf neue Tools einzuladen. Aus verschiedenen Gründen akzeptiert nicht jedes Team jedes Tool. Wenn die Gruppe Richtung Trello tendiert, geht man einfach mit. Techniker gehen vielleicht lieber in Richtung GitLab. Oder man benutzt das Kanban Template von Miro, wenn das Team Miro als zentrales Tool bereits akzeptiert hat.
Der virtuose Facilitator
Mit diesem Stack sollten Facilitator*innen wirklich jedes Team in einer Mischung aus asynchronen und synchronen Prozessen zum Erfolg führen können.
Es ist erstaunlich, wie sich das Fazilitieren und Moderieren von Gruppenprozessen verändert hat. Noch 2019 haben wir Wände beklebt und uns mit einer Gruppe über mehrere Tage in Design Thinking Klausuren begeben.
Plötzlich ist durch COVID davon nichts mehr möglich. Die Welt erfindet gemeinsam ein neues System, wobei zunächst nicht klar ist, welches. Wir haben Virtuelle World Cafés und Flex Teams besucht, um zu lernen. Dinge, die wir vor 2020 gar nicht kannten. Die Welt hat insgesamt einen kreativen Quantensprung gemacht.
Allerdings ist die Team Zusammensetzung durch die Remote Work weniger klar. Die Prozesse in den Firmen sind heute dynamischer. Das lässt viel Raum für Kreativität und Gestaltung. Sowohl auf der inhaltlichen Ebene, wie auch auf der Prozessebene.
Die Welt braucht mehr Facilitator*innen, die Teams gekonnt durch dieses kreative Chaos steuern. Der Erfolg von Teams hängt deutlich mehr als früher von dieser neuen Navigationskompetenz des Facilitators ab. Die Team Leader übernehmen dabei mehr die Rolle der Auftraggeber*innen, Ressourcenbeschaffer*innen und Kompetenzträger*innen.
Die Facilitator*innen sind dabei Virtuosen mit einem breiten Methodenspektrum, psychologischem Feingefühl und digitaler Kompetenz. Nie waren sie wichtiger als heute!
